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规范内部控制流程,防范合同法律风险——学校办公室就《中国政法大学合同管理办法(试行)》答记者问

来源:新闻中心     发布时间:2019-03-19    阅读数:
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经2019年第1次校长办公会审议通过,学校于近期印发了《中国政法大学合同管理办法(试行)》(以下简称《办法》),自印发之日开始实施。为了便于学校各部门贯彻落实《办法》各项措施,学校办公室就记者提出的问题进行解答。

问:制定《办法》的目的是什么?

答:按照教育部、财政部、审计署等上级部门的要求,为了进一步加强学校内部控制管理,防范法律风险,结合我校实际,制定并出台《中国政法大学合同管理办法(试行)》。《办法》对各部门的合同审核职责、管理机制、分级管理、合同订立、履行、档案管理、监督检查等方面进行了具体规定。《办法》的出台将进一步加强学校各类经济活动的风险防范和管控。

问:《办法》对合同综合管理部门、合同归口管理部门、合同承办部门的职责作出了哪些规定?

答:《办法》第7—11条对合同承办部门、合同归口管理部门、合同综合管理部门的职责进行了规定。

合同综合管理部门——学校办公室法律事务办是学校合同事务的综合管理部门,主要职责为:制订学校合同管理具体措施,指导和监督合同归口管理部门、合同承办部门制定和完善合同管理细则;对合同归口管理部门、合同承办部门提交的合同进行法律审核,依法提出法律意见等。

合同归口管理部门——学校授权相关职能部门,根据业务范围和工作职责,负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要职责为:制定本部门合同管理细则和工作流程;对业务主管范围内的合同进行审核、备案、监督、检查;起草、拟定业务主管范围内各类合同范本等。

合同承办部门——是指学校各二级单位,包括各院、部、处、室、所、中心等,是合同管理的具体责任单位;归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。合同承办部门主要职责为:制定本部门合同管理细则和工作流程,建立合同档案;对所承办合同的可行性分析论证,对合同对方当事人的资信调查;合同的洽谈和文本起草,将合同提交归口管理部门审查;将合同及时提交归口管理部门备案,提交学校档案馆存档;具体执行合同,跟踪掌握合同履行情况,及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料等。

问:按照《办法》的规定,我校的合同归口部门包括哪些?

答:《办法》明确了16个合同归口管理部门的管理范围。各部门需要特别注意的是:5万元以下需要上固定资产的合同由资产管理处归口管理;5万元以下不用上固定资产的涉及购买商品、服务等合同由财务处归口管理。

人事处负责人事合同的管理,具体规定由人事处另行制定并实施。

问:为贯彻落实“放管服”,《办法》出台了哪些新举措?

答:(1)《办法》第13条规定:“学校授权职能部门、学院、研究院、在编的科研机构可以签订不涉及学历学位及资金标的的,并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议”,不需要归口部门审核,各部门按年度填写合同台账登记表向合同归口管理部门进行备案。具体包括:1、全日制本科生、研究生实习、实践合同、协议;2、全日制本科生、研究生就业、创业合同、协议;3、全日制本科生、研究生联合培养与交流合同、协议;4、全日制本科生、研究生课程建设合同、协议;5、全日制研究生挂职实践合同、协议;6、横向科研合作合同、协议;7、其他不涉及具体金额的,并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议。

(2)《办法》第29条规定:“合同金额在二万元以下并即时清结的合同,可不采用书面形式订立合同。学校另有规定的,依照规定办理。除上述情形以外的其他合同,以及不涉及具体金额的合同,均应以合同书形式订立。”

(3)为了贯彻落实校院二级管理体制改革,优化服务流程,精简办事程序,加强内部风险防控,《办法》规定学校对合同实施分级管理,分为重大合同和一般合同。重大合同——由合同归口管理部门对合同进行业务审查通过后,提交学校办公室进行法律审查并出具法律意见。在履行完上述程序后,由分管校领导提交校长办公会或党委常委会进行审议,审议通过后签订合同。一般合同——按照合同范本签订的,由学校授权合同归口管理部门进行审核通过后,签订合同。凡属未按照学校合同范本签署或对合同范本进行实质性修改的合同,合同签署前均应提交学校办公室法律事务办进行法律审查。

(4)《办法》实施之后,学校正在抓紧落实建立合同范本库的工作,合同范本由各归口管理部门草拟,提交学校办公室进行审查通过后,正式确定为合同范本,确定一批公布一批,逐渐完善充实。

(5)《办法》实施之后,学校将尽快建立合同审查网络系统,建立之后,各合同承办部门、归口部门可网上提交审核申请并可网上获取合同审查意见。

问:《办法》出台之后,各合同归口管理部门应结合本部门业务制定哪些具体措施?

答:我校现有合同归口管理部门16个,为便于其进行归口管理,学校授权其制定合同管理实施细则,实施细则的内容包括但不限于:1、主管业务范围内的合同分类及相应承办部门及承办人的具体职责;2、合同订立前的可行性分析与评审;3、合同相对方的主体资格、资质、资信、履行能力审查;4、合同起草及订立前的审核、报批流程;5、合同备案流程及备案文件目录;6、合同文件及相关资料的收集与保管;7、合同履行监控、记录、通知、催告与报告;8、合同争议处理;9、合同结案归档。

问:《办法》对合同承办部门提出了哪些新要求?

答:(1)《办法》第30条要求,签订合同前,合同承办部门和承办人应在“全国法院被执行人信息查询系统”、“失信被执行人查询系统”查验合同相对方是否存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形。合同相对方如存在上述失信情形的,合同承办部门和承办人应在审核申请文件中注明。

(2)《办法》第34条规定,学校禁止倒签合同、禁止恶意拆分合同。倒签合同是指,在合同签订生效之前已经开始实际履行,在履行过程中或履行完毕之后补签合同。恶意拆分合同是指,为规避国家法律法规和学校相关规定,故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

问:《办法》对合同档案管理提出了哪些新要求?

答:《办法》第七章规定,合同承办部门应当建立合同档案登记制度,妥善保管合同相关文件资料,并按年度向学校档案馆归档。

合同归口管理部门应当建立合同台账,对合同名称、合同承办人、订立时间、合同编号、合同当事人、合同履行节点、付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪;应当妥善保管合同正本、审核(备案)流程单原件以及与合同事项有关的批准文件等资料,并按年度向学校档案馆归档;并且应当定期向学校办公室法律事务办报送合同台账登记表。

合同承办部门、合同归口管理部门在本部门合同争议处理完毕后,应当按年度向学校办公室法律事务办报送争议信息统计表。

针对《办法》,各部门如有疑问请联系学校办公室法律事务办公室咨询。联系电话:58909035,58909041。

《办法》下载方式:登录智慧法大在学校文件中下载;合同审核流程表等附件登录学校办公室网站在“常用下载”项下载,具体链接:http://xxbgs.cupl.edu.cn/index/cyxz.htm

延伸阅读:一图读懂《中国政法大学合同管理办法(试行)》

编辑/陈睿

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